La omisión de un detalle o de un documento en la presentación de una oferta para un concurso puede considerarse un defecto de la propuesta. ¿Constituye esto motivo de descalificación de una oferta? ¿En qué condiciones puede el licitador enmendar el error y completar los documentos que faltan?
Es bien sabido que el principio de igualdad entre licitadores es un principio superior de la legislación sobre licitaciones. En consecuencia, no se puede favorecer a un licitador en detrimento de otro ni conceder ventajas desleales a otras ofertas.
Los Tribunales sostuvieron que conceder a un licitador la posibilidad de corregir un defecto material de una oferta constituye una violación del principio de igualdad. Por ejemplo, el cumplimiento de las condiciones previas (condiciones definidas como tales sin las cuales la propuesta no será examinada en absoluto) es una cuestión material, porque todos los licitadores deben cumplir un "punto de partida" común. No incluir un documento u omitir un detalle para demostrar el cumplimiento de una condición previa es un defecto material prima facia que no puede subsanarse.
El comité de licitación tiene la facultad discrecional de decidir si la clasificación del defecto debe ser un defecto material que requiera la descalificación de la propuesta (por ejemplo: no adjuntar una garantía bancaria a la oferta), o un defecto técnico que no requiera la descalificación de una propuesta. Sin embargo, no cabe duda de que permitir que un licitador complete los detalles que faltan después de la presentación de la oferta, para que pueda demostrar que cumple las condiciones previas, puede, en determinadas circunstancias, poner en peligro la igualdad y el principio de certeza de los demás licitadores. Es importante destacar que el Tribunal no ve adecuado que un licitador no examine debidamente la oferta antes de presentarla y lo considera una falta de respeto al proceso de licitación e incluso una negligencia.
Sin embargo, hay casos en los que el Tribunal permitió al licitador completar los documentos necesarios para demostrar el cumplimiento de las condiciones previas (por ejemplo, documentos que demuestren la experiencia previa, la solidez financiera, etc.), siempre que el documento sea un documento técnico que demuestre el cumplimiento de las condiciones previas antes de la fecha de presentación final (tales como: certificación de diploma, experiencia previa, recomendaciones que se dieron, aprobación de los datos contables por parte del contador público, etc.), porque la demostración de dicha aprobación o documento no proporciona una ventaja injusta sobre los otros licitadores. Cabe destacar, que un resultado como la descalificación de una propuesta, no siempre será en beneficio del interés público y por lo tanto el Tribunal lo tendrá en cuenta si un licitador puede demostrar que la omisión fue una omisión aleatoria hecha de buena fe. Cabe señalar que en las licitaciones en las que una disposición explícita permite al comité de licitación exigir que se completen los detalles y documentos que se omitieron de buena fe, sería difícil argumentar en nombre del principio de igualdad, ya que este "derecho" se concede de igual manera a todos los licitadores.
En cualquier caso, se recomienda encarecidamente no correr riesgos innecesarios y revisar debidamente la oferta antes de su licitación y con la asistencia de un abogado especializado en licitaciones, todo ello para garantizar que la oferta incluye todos los documentos y datos necesarios de conformidad con los términos de la licitación. La asistencia de un abogado especializado en la materia puede garantizar de antemano que los documentos de licitación se presenten de acuerdo con los términos y evitar la angustia causada por la descalificación de la oferta o disputas legales que podrían evitarse con una preparación anticipada.