Un cliente de nuestro bufete, una empresa chipriota de bunkering marítimo a la que acompañamos desde hace varios años en su actividad de bunkering en el puerto de Haifa, participó en una licitación para los servicios de bunkering en el puerto de Ashdod, pero recibió la notificación de que otro licitador había ganado la licitación. En tales circunstancias, ¿es necesario que recurra inmediatamente al Tribunal o puede actuar primero para obtener datos y considerar sus opciones?
Un principio bien conocido del derecho administrativo en general, y de las licitaciones en particular, es que las impugnaciones deben plantearse sin demora. La ley establece un plazo de 45 días a partir de la fecha de publicación de la decisión o a partir de la fecha en que se recibió la notificación o se tuvo conocimiento de ella, si esta última es anterior. Quien exceda este plazo, puede encontrarse con una barrera procesal que le impedirá recurrir al Tribunal. Sin embargo, a veces las circunstancias hacen que los argumentos sean discutibles mucho antes de que hayan transcurrido esos 45 días.
Por lo tanto, es aconsejable ponerse en contacto con el editor de la licitación y solicitar revisar la documentación de la oferta ganadora, las actas y protocolos de las reuniones del comité de licitación y los dictámenes jurídicos en los que se basó la decisión, todo ello inmediatamente después de recibir la notificación de no adjudicación en la licitación. La fecha en la que el licitador pudo ejercer su derecho de acceso a la información será considerada como el momento a partir del cual se computan los 45 días para la presentación de la petición, ya que sólo tras examinar dicha documentación será posible examinar si existen vicios en el ejercicio de la discrecionalidad y en el proceso de toma de decisiones en la elección de la oferta ganadora.
Es aconsejable no tomarse a la ligera el derecho a revisar la documentación de la oferta ganadora, porque se puede descubrir que el licitador seleccionado no cumplía las condiciones de umbral establecidas en la licitación o que su propuesta presentaba defectos (como la inclusión de una garantía no conforme con los requisitos de la licitación). Además, un examen minucioso de los protocolos del comité de licitaciones permitirá examinar la manera en que se ejerció la discreción de los miembros del comité de licitaciones y, a veces, incluso revelará que no se concedió acceso a determinados documentos, que deben exigirse. Por ejemplo, se podrá ver si la comisión de concursos ejerció su poder administrativo de forma independiente o adoptó ciegamente las recomendaciones de un consultor externo, si se celebró un debate de fondo antes de tomar una decisión y si la decisión de la comisión de concursos fue razonada y razonable. Una revisión rápida de los documentos de licitación y de los documentos de la oferta ganadora también permitirá comprender mejor la base fáctica y fundamentar los argumentos jurídicos.
Una vez fundamentadas las reclamaciones, es necesario dirigirse al comité de licitaciones lo antes posible y presentar los argumentos de forma completa, debido al deber de agotar el procedimiento ante la autoridad administrativa antes de dirigirse al Tribunal. En un caso que se debatió en el Tribunal hace varios años, una comisión de concursos no respondió a la solicitud de un licitador, pero se sostuvo que la presentación de una petición ante el Tribunal antes de que la comisión de concursos adoptara una decisión definitiva podía considerarse una falta de agotamiento de los procedimientos, a pesar del retraso. Así, un intento legítimo de recibir una respuesta sustantiva a las reclamaciones planteadas y la recepción de una posición final del comité de licitaciones, frente a un intento artificial de ampliar el plazo para la presentación de la petición, no se considerará retraso.
Teniendo en cuenta que la conducta del peticionario es de gran importancia, es importante consultar con un abogado desde el inicio del proceso de licitación en general, y especialmente tras la recepción de una notificación de no adjudicación y esto, entre otras cosas, con el fin de examinar los mejores métodos de acción, incluida la necesidad de presentar una solicitud de medida cautelar para impedir la consumación de la licitación antes de una decisión del Tribunal.